كتبت: ديمة القحطاني، لجين الضرغام، مشاعل الجربوع
الأثاث المكتبي أساس اهتمامات الإدارة المكتبية فبدونه لا تستطيع الإدارة المكتبية ان تسير أعمالها, وقد تطور الأثاث المكتبي بشكل تدريجي مع تطور الإدارة المكتبية على مر العصور حتى وصل إلى ما هو عليه الآن، ويساهم الأثاث المكتبي في مساعدة العاملين على إنهاء أعمالهم وفي نفس الوقت المحافظة على صحتهم ونفسيتهم، ومما لا شك في أن الاختيار السليم للأثاث المكتبي مطلب ضروري لكي يحقق الهدف منه لفترة طويلة وبكفاءة عالية.
الأثاث المكتبي أساس اهتمامات الإدارة المكتبية فبدونه لا تستطيع الإدارة المكتبية ان تسير أعمالها, وقد تطور الأثاث المكتبي بشكل تدريجي مع تطور الإدارة المكتبية على مر العصور حتى وصل إلى ما هو عليه الآن، ويساهم الأثاث المكتبي في مساعدة العاملين على إنهاء أعمالهم وفي نفس الوقت المحافظة على صحتهم ونفسيتهم، ومما لا شك في أن الاختيار السليم للأثاث المكتبي مطلب ضروري لكي يحقق الهدف منه لفترة طويلة وبكفاءة عالية.
مفهوم الأثاث المكتبي:
هو ما يمثل موجودات المكتب من طاولات وكراسي وأرضيات وخزانات حفظ والآلات ومعدات تستخدم في العمل المكتبي... الخ.عوامل اختيار الأثاث المكتبي:
هناك عدة عوامل يجب مراعاتها عند اختيار الأثاث المكتبي وهي كالآتي:
1- الغرض من استخدام الأثاث
قبل اختيار الأثاث لا بد من معرفة الغرض الذي يستخدم من أجله فهل يستخدم لإدارة العليا أو للزوار أو الموظفين... الخ.
2- الملائمة للشكل العام للمكتب:
من المهم أن يتناسب الأثاث وشكله ولونه وحجمه مع شكل ولون وحجم المكتب أو المكان الذي سوف يشغله.
3- الملائمة للموظفين:
الأثاث الذي لا يلاءم العاملين يؤدي إلى إجهادهم واحتمال إصابتهم بالأمراض الجسدية التي تعوقهم عن أداء العمل.
4- المتانة والجودة:
فحص مواصفات الصنع قبل الإقدام على شراء الأثاث مما يكشف عن المواد المستخدمة في الصناعة وجهة التوريد، فهناك الأثاث المصنوع من الحديد وهناك الفولاذ والخشب وهكذا.
5- حجم و وزن الأثاث:
كل مكان يختلف عن الآخر في تحمل الوزن الزائد أو القليل فالأدوار العليا من المباني يناسبها الأوزان الخفيفة، والأدوار الأرضية تتحمل الوزن الزائد، والأماكن الصغيرة تتحمل حجم الأثاث المناسب لها وعكسها الأماكن الواسعة... الخ.
6- المستويات الإدارية:
الأثاث المستخدم في المستويات الإدارية العليا غير المستخدم في المتوسطة أو التنفيذية والأثاث المخصص للآلات غير المستخدم للموظفين... الخ.
7- التكاليف:
قبل الإقدام على شراء الأثاث لا بد من معرفة الميزانية المخصصة وتقدير التكاليف بشكل دقيق والمفاضلة بين الأسعار المتحصل عليها من الموردين.
8- مقاومة الحريق:
يفضل استخدام الأثاث المصنوع من المواد المقاومة للحريق والتي تعوق انتشاره، وتخلف هذه الخاصية من أثاث لآخر فمثلاً حفظ الوثائق تختلف عن الطاولات والكراسي وهكذا في بقية قطع الأثاث.
9- ألوان الأثاث:
لا بد أن تكون ألوان الأثاث مناسبة لألوان المكان الذي سوف يستخدم فيه حتى يكون هناك تناسق.
أنواع الأثاث:
إن أهم أنواع الأثاث المكتبي هي طاولات المكاتب والمقاعد (الكراسي) وخزانات حفظ الملفات والوثائق
وسوف نتناولها في الآتي:
1- طاولات المكتب:
طاولة المكتب أول المستلزمات المكتبية استخداماً للموظف لإنجاز أعماله، فبدونها لا يستطيع مزاولة العمل المكتبي، ويختلف تصميم طاولة المكتب من موظف لآخر بما يتلاءم مع طبيعة العمل الذي يؤديه، ويقتضي الموظفون ساعات طويلة خلف طاولات مكاتبهم فيجب أن تتوفر في طاولة المكتب المواصفات التي تساعد على أداء الأعمال بكل يسر وسهولة مثل:· سطح طاولة المكتب يجب أن تكون بمقاس يناسب طبيعة عمل من يعمل عليها لكي يستوعب كافة احتياجات العمل من أوراق ومشابك والآلات التدبيس وخرامات الورق وغيرها من لوازم العمل.
· ارتفاع طاولة المكتب وتناسبه مع طول الموظف وحجمه.
· الملاحق الإضافية لطاولة المكتب من أدراج وطاولات جانبية وغيرها.
· المرونة في الفك والتركيب.
2- كرسي المكتب:
له تأثير كبير على راحة الموظف او تعبه وإرهاقه خلال ساعات العمل الطويلة؛ لذلك فهو يرتبط بمستوى أدائه، ويجب أن يتوفر في كرسي العمل بعض الخصائص أهمها:أ- أن يصمم بحيث يكون سهل التعديل ارتفاعاً وانخفاضاً من قبل الموظف.
ب- إمكانية التحكم بزوايا ميل الكرسي الخلفية (ظهر الكرسي).
ت- أن يكون مصنوعاً من مواد متينة ونوعية جيدة ليتحمل الاستخدام.
ث- أن يكون له مسندان للذراعين بارتفاعات مناسبة.
ج- أن يكون مزوداً بعجلات تعطي الموظف مرونة في الحركة.
ح- أن يكون شكل المقعد متفقاً مع طبيعة العمل.
خ- أن يكون مبطناً بمادة مريحة للجلوس.
3- خزانات حفظ الملفات والوثائق:
العملية المتينة تتطلب وجود مجموعة من الخزانات والدواليب الخاصة بحفظ الملفات والوثائق سواءً للحفظ المؤقت أو الدائم حتى يتم ترحيلها أو إتلافها، وهذه الخزانات لها مواصفات وخصائص معينة كالآتي:
أ. يجب أن تكون مصنوعة من مواد متينة ونوعية جيدة.
ب. أن تتوفر فيها المرونة اللازمة للفك والتركيب لغرض النقل حسب حاجة العمل.
ت. أن تكون أسعارها مناسبة.
متطلبات المكتب من المواد والمستلزمات
العمل المكتبي يستهلك الكثير من المواد والمستلزمات مثل الأحبار وورق الكتابة والتصوير والمسودات وقطع غيار بعض الآلات المستخدمة مثل آلات التصوير والفاكسات وآلات التدبيس ومشابك الورق ...الخ.
وتوفيرها ضروري جداً لسير الأعمال المكتبية ، وإن كانت نوعية المواد والمستلزمات وكمياتها تختلف من إدارة إلى أخرى إلا أن هناك بعض المواد تستخدم بشكل مباشر، مثل الأقلام وآلات تدبيس الأوراق وملفات الحفظ والعرض، وهناك بعض المواد والمستلزمات خاصة بالتجهيزات المستخدمة بالمكتب مثل حبر الفاكس وورق التصوير...الخ.
