الأثاث المكتبي

 

كتبت: ديمة القحطاني، لجين الضرغام، مشاعل الجربوع

 

 

تعريف الأثاث المكتبي: 

 

يقصد بالأثاث المكتبي تلك القطع التي يتم استخدامها من قبل الموظف المكتبي ليعمل عليها او على اسطحها او للجلوس عليها وحفظ الاوراق والمستندات فيها، فعلى سبيل المثال المكاتب والكراسي والخزائن وغيرها.

اختر الأثاث المريح:

 

غالبًا يجلس المستقل أو العامل الحر بالساعات أمام حاسوبه، ولا تريد بالطبع أن تؤذي نفسك صحيًا، ربما لا تدرك التأثير الناتج عن جلستك الخاطئة أو تأثير الأثاث غير المريح حاليًا ولكنك مع مرور الوقت قد تجد آلامًا بالظهر والرقبة وهو ما لا تريد أن تجنيه من العمل الحر، الأثاث المريح أولى الخطوات تجاه جِلسة مريحة وصحية، فيجب اختيار الكرسي المناسب الذي يكون فيه ظهرك منتصبًا من غير اعوجاج.


المكتب الذي تعمل من عليه يجب أن يكون ذا مساحة جيدة بحيث يتسع لكل ما تحتاجه بالعمل ويوفر لك وضعية مناسبة للكتابة، كما يفضل أن يترك مساحة لساقيك حتى لا تظل مثنية وقتًا طويلاً، فتمديد الساقين من حين لآخر صحي للمفاصل وحبذا لو استطعت توفير عجلة لتحريك نفسك قليلاً أثناء العمل، فكلما تحركت كلما كان أفضل وبالطبع لن تستطيع فعل هذا دون أثاث مريح وصحي، وكذلك الأمر بالنسبة لأثاث فترات الراحة.

وتحتوي المكاتب غالبًا على درج واحد أو أكثر أو أجزاء مستقلة أو فتحات صغيرة لتخزين الأوراق واللوازم المكتبية. على عكس المنضدة مستوية الشكل، يكون هناك جانب واحد فقط من المكتب مناسب للجلوس (مع وجود بعض الاستثناءات مثل مكتب الشركاء). لا تصنع كل المكاتب على شكل المنضدة. فعلى سبيل المثال، المكتب الدولابي هو مكتب مبني داخل ما يشبه خزانة دولاب الملابس، والمكتب النقّال هو خفيف بالدرجة التي تسمح بوضعه في حجر الإنسان. ولا بد أن يكون المكتب متينًا بما فيه الكفاية، لأن الكثيرين يستندون إليه في أثناء استخدامه. وكانت المكاتب تُصنع في بادئ الأمر من الخشب، ثم تحول تصنيعها تدريجيًا نحو مواد أكثر صلابة وأطول عمرًا.

وهناك أسماء أخرى للمكتب هي منضدة الكتابة أو النضد أو الأريكة أو المكتب ذو رف أو المقرأ أو منضدة القراءة أو المكتب المعقوف أو النضد المدرسي أو مكان العمل أو طاولة الكتابة. وفي اللغة الإسبانية يطلق على المكتب اسم السكريتوريو (el escritorio). ‏

المستلزمات المكتبية:

هو مصطلح عام يشير إلى جميع المستلزمات التي يتم استخدامها بشكل منتظم في المكاتب من قِبل الشركات وغيرها من المؤسسات الأخرى والمواطنين والحكومات، ممن يعملون بجمع المعلومات وفحصها وإخراجها (يُشار إليها بالعامية باسم "الأعمال الكتابية").

الاعتبارات الواجب مراعاتها في الاثاث المكتبي:

-1 التصميم: لابد من ان يكون تصميم الاثاث المكتبي مناسبا لطبيعة العمل المطلوب انجازه مع مراعاة حجم السطح والارتفاع وسهولة الحركة وبساطة الاستخدام.

2 -توفير المساحة: لابد ان يتناسب الاثاث المكتبي مع المساحة المتاحة للاستفادة منها بأكبر قدر ممكن.

3 -المتانة: تعني ان الاثاث المكتبي يمكن استعماله مدة طويلة دون تلف وان يتحمل النقل والتعديلات التي تتم من مكان إلى مكان آخر.

4 -الوزن: كلما كان الاثاث أخف وزنا كان ذلك أفضل لسهولة نقله وحركته.

-5 السلامة: يفضل الاثاث الذي تكون له مقاومة معقولة ضد الحريق حتى يحمي الاوراق والمستندات التي بداخله.

-6 النظافة: المقصود بالنظافة توفر عوامل الصحة والنظافة في المكتب.

7 - المظهر: يكون ذا شكل جميل وجذاب ومريح للعامل مع استخدام الالوان والشكل الخارجي المناسب.

-8 بساطة التركيب: ان يكون الاثاث غير معقد التركيب والاستعمال وان يكون مبسطا سهل الفك والتركيب.


-9 الامان: ان يكون تصنيعه بدقة فتكون الاسطح ملساء وليس بها اي بروز او خشونة تعرض العامل او ثيابه للتلف.

10-التكاليف: ان يكون الاثاث بتكاليف معقولة مع مراعاة المواصفات والاعتبارات السابقة.

المساحات المكتبية:

إن الغرض الرئيسي من البيئة المكتبية هو دعم العاملين في المكتب في أداء وظائفهم -ويُفضل تحقيق هذا بأقل تكلفة ممكنة وأقصى قدر من الارتياح. ومع اختلاف الأشخاص الذين يؤدون مهام وأنشطة مختلفة، فإنه ليس من السهل تحديد المساحات المكتبية المناسبة. وللمساعدة في عملية صنع القرار في مكان العمل وتصميم المكاتب، يمكن للمرء أن يميز بين ثلاثة أنواع مختلفة من المساحات المكتبية: المساحات المخصصة للعمل والمساحات المخصصة للاجتماعات والمساحات المخصصة للدعم. وبالنسبة للشركات الجديدة الناشئة والمكاتب التي تُدار عن بُعد عبر الأقمار الصناعية وغرف المشاريع، يمكن للمكاتب المجهزة توفير حل بسيط وإتاحة جميع أنواع المساحات السابقة.

المساحات المخصصة للعمل:

عادة ما تُستخدم المساحات المخصصة للعمل في مكتب ما للقيام بالأنشطة المكتبية التقليدية مثل القراءة والكتابة وأعمال الكمبيوتر. وهناك تسعة أنواع عامة من المساحات المخصصة للعمل، يقوم كل منها بدعم الأنشطة المختلفة. وهي:

1-      المكتب المفتوح: مساحة مفتوحة مخصصة للعمل لاستيعاب أكثر من عشرة أشخاص، وتناسب الأنشطة التي تتطلب الاتصال المتكرر أو الأنشطة الروتينية التي تتطلب تركيزًا أقل نسبيًا

2-      المساحة المخصصة لفريق العمل: هي مساحة مخصصة للعمل بالإضافة إلى أنها تكون شبه مغلقة لعدد من الأشخاص يتراوح من اثنين إلى ثمانية أشخاص؛ ومناسبة للعمل الجماعي الذي يتطلب التواصل الداخلي ومستوى متوسطًا من التركيز

3-      التقسيم: مساحة مخصصة للعمل شبه مغلقة تتسع لشخص واحد، ومناسبة للأنشطة التي تتطلب مستوى متوسطًا من التركيز ومستوى متوسطًا من التفاعل

4-      المكتب الخاص: هو مساحة مخصصة للعمل مغلقة لشخص واحد، ومناسبة للأنشطة التي تكون سرية وتتطلب الكثير من التركيز أو تتضمن العديد من النتائج الصغيرة

5-      المكتب المشترك: هو مساحة مخصصة للعمل مغلقة لشخصين أو ثلاثة أشخاص، ومناسبة للأعمال شبة المركزة والأعمال التعاونية في مجموعات صغيرة

6-      غرفة فريق العمل: مساحة مخصصة للعمل مغلقة لعدد من الأشخاص يتراوح من 4 إلى 10 أشخاص؛ ومناسبة للعمل الجماعي الذي قد يكون سريًا ويتطلب تواصلاً داخليًا بشكل متكرر

7-      حجيرة الدراسة: هي مساحة مخصصة للعمل مغلقة لشخص واحد؛ ومناسبة للأنشطة قصيرة المدى التي تتطلب التركيز أو السرية

8-      صالة العمل: مساحة مخصصة للعمل تشبه الصالة لعدد من الأشخاص يتراوح من شخصين إلى ستة أشخاص؛ ومناسبة للأنشطة قصيرة المدى التي تتطلب التعاون و/أو تتيح التفاعل المرتجل

9-      المكتب المفتوح: مساحة مخصصة للعمل مفتوحة لشخص واحد؛ ومناسبة للأنشطة قصيرة المدى التي تتطلب القليل من التركيز والتفاعل

اختيار الأثاث المكتبي:

تماما مثل الأثاث في المنزل، فكيفية اختيارك أثاث لمكتبك ينبغي أن يقول شيئا عنك. وأن يقول شيئا عن شخصيتك فانت فقط لا تشتري مكتب عادي بل انت تشتري مكتب يتحدث عنك! لننظر الى الامر بهذه الطريقة. كم ساعة تقضيها في المكتب؟ أحيانا كنت تنفق حتى أغلبية من حياتك هناك، لذلك:

1-      فيجب ان يكون المكان الذي تقضي فيه اوقات جمة مريح.

دعونا نختار المكتب الصحيح تخيل هذه اللقطة انت جالس وراء مكتبك ثم يدخل عليك شخص ما -الشيء التالي الذي يراه الشخص بعدك هو مكتبك. ربما ليس بالضبط مكتبك لأنه قد يكون هناك غيره من الاشياء، ولكن النقطة المهمة هي أن مكتبك يقول شيئا عنك.

2-      اختر المكتب الذي من شأنه أن يسمح لك بإنجاز المهام التي يجب أن تنجز قبل انتهاء اليوم. فيجب أن يكون مريح.

3-       اعرف بالضبط ما انت ستستخدم في المكتب من مساحات وضع الورق – مساحات الرسم -مساحة لوضع الاقلام وغيرها.

4-       لابد ان تعرف احتياجاتك هل ستضع كمبيوتر عليه ام لابتوب ام غيرها.

5-      لابد ان تعرف بغض النظر عن نوع العمل الذي يتم فيه، ربما لديك مكتب، حتى لو كان في المنزل، وشيء واحد أن جميع المكاتب التجارية تشترك في مجموعة متنوعة من أثاث المكاتب التجارية.

بنية المكتب:

هناك العديد من الطرق المختلفة لترتيب المساحات في المكتب وبينما تتباين هذه المساحات وفقًا للوظائف، يمكن أن تكون الطرق الإدارية وثقافة شركات محددة أكثر أهمية. وتشمل الخيارات، كم عدد الأشخاص الذين سيعملون داخل نفس الغرفة. من ناحية، سوف تكون لكل عامل فردي غرفته الخاصة؛ وعلى الجانب الآخر يمكن أن يتألف المكتب الكبير المفتوح من غرفة رئيسية واحدة بها عشرات أو مئات الأشخاص الذين يعملون في نفس المكان. تضع المكاتب المفتوحة العديد من الموظفين معًا في نفس المكان، وأظهرت بعض الدراسات أنهم يستطيعون تحسين الإنتاجية قصيرة المدى، أي خلال مشروع برمجيات. وفي نفس الوقت، يمكن أن يزيد فقدان الخصوصية والأمن من حدوث السرقات وفقدان أسرار الشركة. ويُتاح نوع من المواءمة بين المكتب المفتوح والغرف الفردية من خلال عمل مكتب مجزأ، والتي كانت أكثر شهرة من خلال مسلسل الكرتون ديلبرت، والتي تحل الخصوصية البصرية إلى حد ما ولكنها تفشل في كثير من الأحيان في حل مشكلة الفصل الصوتي والأمن. وتتطلب معظم التقسيمات من الشخص الذي يعمل في التقسيم أن يجلس معطيًا ظهره نحو أي شخص يقترب منه؛ ويحاول العمال في المكاتب المحاطة بجدران وضع مقاعدهم ومكاتبهم في وضع يمكنهم من رؤية الأشخاص الذين يدخلون عليهم، وفي بعض الحالات يقومون بتثبيت مرايا صغيرة على أشياء مثل شاشات الكمبيوتر.

يتكون اثاث المكتب من:

1-    ستائر: مقاوم لحرارة الشمس.

2-    رفوف تخزين: حديد.

3-    دولاب: ضد الحريق.

4-    دواليب لحفظ الملفات: يغلق بمفتاح.

5-    أدراج: العدد حسب الحاجة.

6-    كراسي: جلد او قماش مريح.

7-    طاولة مكتب: بالحجم والشكل المطلوب

8-    زينة للمكتب: حسب الرغبة.

9-    نباتات: حسب الرغبة.